Algemene voorwaarden
1. Coda Advocaten is een samenwerkingsverband van verschillende zelfstandige advocatenpraktijken. Voor Coda Advocaten gelden de beroeps- en gedragsregels voor de advocatuur. Coda Advocaten en de bij haar aangesloten advocatenpraktijken handelen uitsluitend in het belang van de opdrachtgever (hierna: Opdrachtgever). Bij de uitvoering van de opdracht behartigen Coda Advocaten en de bij haar aangesloten advocatenpraktijken de belangen van de opdrachtgever in de ruimste zin, waarbij het voorkomen en oplossen van geschillen een belangrijk onderdeel is.
2. Alle opdrachten worden aangenomen en uitgevoerd door de zelfstandige advocatenpraktijk (hierna: Opdrachtnemer) die is aangesloten bij Coda Advocaten, met het recht van substitutie. De toepassing van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek zijn uitgesloten. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle opdrachten die door Opdrachtnemer binnen het kader van de uitvoering van haar werkzaamheden worden aangegaan met Opdrachtgever.
3. Alle opdrachtgevers zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de verplichtingen die voortvloeien uit de verstrekte opdracht. De zelfstandige advocatenpraktijken zijn niet jegens elkaar of jegens derden aansprakelijk voor door een bij Coda Advocaten aangesloten advocatenpraktijk (of daaraan verbonden advocaat) bestaande verplichtingen uit welke hoofde dan ook.
4. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden van Coda Advocaten en de bij haar aangesloten advocatenpraktijken. De algemene voorwaarden gelden ook voor de aandeelhouders en bestuurders van Coda Advocaten. Ook gelden deze algemene voorwaarden voor alle overige personen die voor Coda Advocaten werkzaam zijn of waren, inclusief hun rechtsopvolgers.
5. Opdrachtnemer brengt voor verrichte werkzaamheden kosten in rekening die onder meer kunnen bestaan uit honorarium, kantoorkosten, verschotten en omzetbelasting. Het honorarium wordt vastgesteld op basis van een overeengekomen uurtarief, tenzij anders is overeengekomen. Opdrachtnemer heeft het recht om de uurtarieven jaarlijks aan te passen. Verschotten kunnen bestaan uit onder meer griffierecht, deurwaarderskosten, kosten van uittreksels uit openbare registers, reiskosten e.d.
6. De betalingstermijn van declaraties van Opdrachtnemer bedraagt veertien dagen na declaratiedatum. Wanneer betaling niet op tijd is ontvangen, treedt het verzuim in zonder dat een ingebrekestelling nodig is. Opschorting van de betalingsverplichting is uitgesloten, evenals verrekening door de opdrachtnemer. Opdrachtnemer is gerechtigd om buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen in geval van verzuim. In dat geval is Opdrachtnemer eveneens gerechtigd om de opdracht onmiddellijk op te schorten of te beëindigen zonder dat Opdrachtnemer hierdoor schadeplichtig wordt.
7. De keuze van de door Opdrachtnemer in te schakelen derden gebeurt, waar mogelijk, in overleg met de opdrachtgever en zorgvuldig. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor tekortkomingen van deze derden of van derden die door de opdrachtgever worden ingeschakeld, waaronder andere bij Coda Advocaten betrokken advocaten(praktijken). Behalve voor zover sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer, vrijwaart de opdrachtgever Opdrachtnemer en Coda Advocaten voor alle aanspraken van derden, de door Opdrachtnemer in verband daarmee te maken kosten inbegrepen, die op enigerlei wijze verband houden met de voor de opdrachtgever verrichte werkzaamheden. De opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer en Coda Advocaten voorts voor alle aanspraken van derden in verband met schade ontstaan als gevolg van de door de opdrachtgever in enige zaak ingeschakelde derde(n). Opdrachtgever geeft Opdrachtnemer en Coda Advocaten toestemming om namens opdrachtgever in te stemmen met een beperking van de aansprakelijkheid van deze personen.
8. In geval van een onverhoopte beroepsfout door een medewerker van Opdrachtnemer heeft de opdrachtgever gedurende één jaar de gelegenheid om de schade schriftelijk te melden, waarbij eveneens een specificatie van die schade vereist is, te rekenen vanaf het moment waarop de opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijze kon zijn met de beroepsfout. Aanspraak op schadevergoeding vervalt, wanneer opdrachtgever langer dan één jaar wacht. Twee jaar nadat de opdracht is beëindigd, vervallen alle aanspraken op schadevergoeding.
9. De Nederlandse orde van Advocaten stelt een beroepsaansprakelijkheidsverzekering verplicht en Opdrachtnemer voldoet uiteraard aan deze verplichting. Elke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer en Coda Advocaten is in haar totaliteit steeds beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald. Als – en om welke reden dan ook – geen uitkering volgens genoemde verzekering mocht plaatsvinden, is elke aansprakelijkheid beperkt tot het door Coda Advocaten in de betreffende zaak in het betreffende jaar in rekening gebrachte honorarium. Dit is in alle gevallen beperkt tot een maximum van € 15.000.
10. Opdrachtnemer is regelmatig verplicht haar opdrachtgevers te identificeren in verband met het bepaalde in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De opdrachtgever is verplicht alle daarvoor in aanmerking komende bescheiden aan Opdrachtnemer ter beschikking te stellen. Opdrachtnemer is, totdat de opdrachtgever aan haar verplichting tot verstrekking van genoemde bescheiden heeft voldaan, gerechtigd de uitvoering van de opdracht in verband daarmee op te schorten.
11. De uitvoering van verstrekte opdrachten gebeurt uitsluitend ten behoeve van de opdrachtgever, derden kunnen aan de inhoud van de verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen.
12. Opdrachtnemer en Coda Advocaten nemen persoonsgegevens op in een bestand. Dit bestand gebruikt Coda Advocaten voor de uitvoering van de werkzaamheden, kwaliteitsbewaking en marketingdoeleinden. Wanneer opdrachtgever dit niet wil, zal Coda Advocaten de betreffende gegevens uit het bestand verwijderen.
13. De rechtsverhouding tussen de opdrachtgever en Opdrachtnemer/Coda Advocaten is onderworpen aan het Nederlandse recht. Alle geschillen die verband houden met de rechtsverhouding tussen de opdrachtgever en Opdrachtnemer/Coda Advocaten waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het Arrondissement Midden-Nederland, onverminderd de bevoegdheid van Opdrachtnemer/Coda Advocaten om geschillen voor te leggen aan de volgens de wet bevoegde rechter.
14. Opdrachtnemer zal de stukken in het dossier zeven jaren bewaren. Deze bewaarperiode start op de dag volgend op die waarop de werkzaamheden zijn beëindigd. Na deze periode mag Opdrachtnemer deze stukken vernietigen.
Versie augustus 2022
kantoorklachtenregeling
Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:
– klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat die bij het samenwerkingsverband van Coda Advocaten betrokken is en betrekking heeft op de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
– klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
– klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;
Artikel 2 toepassingsbereik
1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen de aan Coda Advocaten verbonden advocaat/advocatenpraktijk en de cliënt.
2. De advocaat/advocaten van Coda Advocaten draagt/dragen zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.
Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:
a. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
b. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
c. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
d. medewerkers te trainen in cliëntgericht reageren op klachten; e. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.
Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening
1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. De advocaat/advocaten van Coda Advocaten heeft/hebben via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij de opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost worden voorgelegd aan de Rechtbank Midden-Nederland.
Artikel 5 interne klachtprocedure
1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. R. Dufour, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling
1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.
Artikel 7 verantwoordelijkheden
1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contacten een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.
Artikel 8 klachtregistratie
1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
Versie augustus 2022